Урок 19. Метод ABC-анализа при планировании личного времени

ABC-анализ в тайм-менеджментеЖизненный цикл и современный образ жизни заставляют выжимать из каждого рабочего дня максимальный результат.

Однако, бывает так, что человек банально выбивается из сил, что в конечном итоге приводит к перенапряжению.
В таком случае, ему в обязательном порядке нужен нормированный рабочий график. Работа по нему позволит распределять нагрузку пропорциональными частями для достижения максимальной продуктивности.
Без переутомления. С обязательным полноценным отдыхом.

Построение такого графика возможно, если вы владеете какой-либо методикой тайм-менеджмента.

Ранее уже говорилось о наиболее распространенных принципах планирования времени, которые заложены в основы большинства современных методик. Были упомянуты «Матрица дел Эйзенхауэра» и «Принцип Парето», сегодня  будет сказано несколько слов о методе «ABC-анализа».

Метод «ABC»  зарекомендовал себя, как наиболее простой и продуктивный метод для достижения положительного результата.

Метод «ABC-анализа» предназначен для сортировки наиболее важных дел и отсеивания всего ненужного, что отвлекает или уводит в сторону от достижения основной цели.

По сути, в данной методике объединены ранее уже упоминавшиеся «матрица Эйзенхауэра» и «Принцип Парето».

Первое понятие описывает важность той или иной задачи на момент анализа.

Второе – определяет количество времени, которое может быть потрачено на выполнение задачи в соответствии с ее «срочностью/важностью».

  • К группе « будут отнесены дела, которые имеют значительное влияние на ваше будущее и обязательны к выполнению : «срочные и важные дела».
    Это первостепенные и неотложные дела, которые следует исполнять именно вам, так как они наиболее сложны и подлежат исключительно вашему исполнению.
    Для достижения максимального эффекта от планирования, следует выполнять 1-2 дела из группы «А»;
    в противном случае, вы можете не справиться с большим количеством дел высшего приоритета. Подобная ситуация грозит ошибками и перенапряжением.
    Несмотря на то, что данные дела требуют вашего непосредственного внимания, а вклад их в достижение цели составляет около 65%, потратить на выполнение этих дел потребуется лишь около 15% времени!
    Таким образом, за небольшой отрезок времени вы достигните значительного прогресса.
  • Группа B: дела, не имеющие критического значения в текущий момент, но имеющие существенное значение для достижения цели (матрица Эйзенхауэра классифицирует их как «несрочные, но важные дела»). Их доля в структуре дел, необходимых для достижения цели, составляет 20%.
    Существенным отличием дел из данной группы является то, что большая часть задач из этого списка могут быть делегированы вашим сотрудникам.
    Время, которое требуется для выполнения дел из группы B, составляет также около 20% от общего объема.
  • Группа C – дела, которые классифицируются как «текучка». По матрице Эйзенхауэра они относятся к «неважным и срочным» и «неважным и несрочным».
    Это – пожиратели времени. На них уходит около 65% времени. Их доля в достижении цели лишь 20%.
    С задачами из списка С могут справиться сотрудники, которые не обладают высокой квалификацией.

Теперь, распределив дела по группам, избавьтесь от дел из группы С.  Основные способы избавления от этих дел: перекладывание дел из данной группы на тех, кто их генерирует.
Если подобное невозможно – делегируйте.

Запомните: если вы сосредоточитесь на наиболее важных делах, составляющие около 35%, и избавитесь от «пожирателей времени» — вы подарите себе 65% времени.

Данная методика позволяет осуществить следующие ключевые моменты:

  • Зарезервировать время для выполнения ключевых задач, в случае необходимости корректировки или проверки;
  • Дифференцировать текущие и предстоящие задачи по приоритету;
  • Дела с наименьшим приоритетом исключить из круга дел, которые вы делаете самостоятельно.

Похожие статьи:

comments powered by HyperComments
Дмитрий
2012-07-12 23:22:33
Есть еще xyz- анализ и совмещенный abc-xyz анализ (когда-то работал логистом и терзал эту тему:) и сейчас не помню как их сделать Но АБС действительно наиболее универсален и применим ко множеству обычных ситуевин :)
ExEx
2012-07-13 20:08:23
Про ABC-XYZ - анализ впервые слышу. Можешь кратко описать суть?
Дмитрий
2012-07-17 21:26:10
Э... не смогу в трех строках ) Да и забываться уже много начинается ) Но Вот АБС железно знаю.
webMaster
2014-11-20 18:36:21
кто придумал этот метод???
самуэль
2014-11-12 10:51:31
вопрос а сколько дел нужно планировать на день?
ExEx
2014-11-16 16:50:55
Сюда лучше вписывать мероприятия. которые могут на что-либо повлиять в перспективе. Количество дел, опять же, может ограничиваться их сложностью. Определенной цифры, конечно же, не существует. Все зависит от конкретного человека и конкретного списка дел.
ExEx
2014-11-22 23:13:22
Насколько мне известно, в основе методики ABC-анализа лежит принцип Парето.
Alexander
2014-12-02 06:01:29
"Для достижения максимального эффекта от планирования, следует выполнять 1-2 дела из группы «А»" - КАК? если они срочные и важные все?
ExEx
2014-12-03 13:49:49
Здравствуйте, Александр! Позвольте выяснить, а сколько дел-то? Неужели весь объем работы возник единовременно?